Om du anmäler dig till en kurs hos oss
Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Om du anmält dig till en kurs så blir du ombedd att ange vissa uppgifter i samband med detta.
Vi behöver behandla dina personuppgifter på följande grunder:
För att administrera allting kring kursen, t.ex. för att veta hur många som kommer att delta och huruvida någon specialkost behöver förberedas i de fall där mat serveras vid kurstillfället. Detta inkluderar även att lämna uppgifter till samarbetspartners och leverantörer när det behövs för att kunna tillhandahålla kursen. Behandlingen utförs för att kunna uppfylla det avtal du anses ingå när du anmäler dig till kursen. Om du inte anger de personuppgifter som är nödvändiga för detta syfte kan vi tyvärr inte erbjuda dig en plats på kursen.
Eftersom vi serverar fika, lunch eller dylikt på våra utbildningar finns även ett frivilligt fält där du kan fylla i matallergi. Genom att lämna sådana uppgifter samtycker du till att vi behandlar dem.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Det är alltid obligatoriskt att ange namn, e-postadress, bostadsadress och fakturaadress. Om du anger att du är allergisk mot något kan vi komma att behandla de uppgifterna.
Vi tar betalt för våra kurser, vilket innebär att vi behöver behandla uppgifter om fakturamottagare.
Vilka andra tar del av dina personuppgifter?
I de fall vi anlitar en tredje part, såsom en restaurang, ett hotell eller en kursgård, kan vissa av dina personuppgifter komma att delas med den parten. Så kan till exempel vara fallet om en kurs eller konferens inkluderar övernattning, där vi ordnar med övernattning. Så är dock normalt inte fallet. Vi kan även komma att lämna ut uppgifter om allergier till sådana parter om de behöver veta vem som ska ha vilken specialkost under evenemanget.
För att kunna uppfylla ändamålen med vår personuppgiftsbehandling, dvs. att kunna administrera och tillhandahålla dig de här tjänsterna, behöver vi i förekommande fall anlita systemleverantörer. Det innebär att systemleverantörerna kan komma att behandla de personuppgifter du lämnar till oss. Systemleverantörerna behandlar personuppgifterna på uppdrag av oss och får endast utföra behandlingen i enlighet med våra uttryckliga instruktioner och lag, vilket innebär att de inte får använda uppgifterna för egna ändamål.
Vi kan även komma att samarbeta med andra parter för att arrangera kurser eller liknande, exempelvis andra föreningar, skolor, och institutioner. Då kan även de få tillgång till vissa personuppgifter.
Hur länge behandlar vi personuppgifterna?
Fakturaunderlag sparas av oss i minst 7 år efter räkenskapsårets slut i enlighet med bokföringslagen. Eventuella uppgifter om specialkost/allergier gallras av oss och eventuell tredje part löpande. Kontaktuppgifter sparas för att kunna skicka inbjudningar till våra andra kurser och till exempel för att kunna arrangera återträffar. Detta görs på basis av vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra kurser och möta den sociala funktion våra kurser också har.
Vilka rättigheter har du?
Svensk-finska sommarakademien som arrangerar Violinakademien ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter om inte annat nämns ovan. För information om dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen se tex information på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.